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Uber
L'intégration de l'achat avec Amazon Business contribue à stimuler la croissance chez Uber
Publié le
11 décembre 2020
En un coup d'œil
Uber croît très rapidement et a besoin d'adopter de nouvelles solutions d'achat qui soutiennent cette croissance. Elle trouve cette solution chez Amazon Business. Outre les avantages liés à l'accès à des millions de produits, d'une livraison rapide et fiable et d'un réseau d'expédition de classe mondiale, Uber obtient une visibilité sans précédent sur ses dépenses grâce aux analyses et rapports émis par les fonctionnalités Amazon Business. Pour soutenir son développement, Uber peut désormais mettre en œuvre des politiques d'achat, et s'assurer que ses employés adhèrent à ces politiques et prennent de meilleures décisions.
Uber prend de meilleures décisions grâce à son programme d'approvisionnement
La croissance exponentielle d'Uber est en partie alimentée par la vitesse, la simplicité et la commodité : les clients ont la possibilité de réserver leurs trajets Uber en seulement quelques clics . Pourtant, il n'a pas toujours été aussi rapide, simple et pratique pour Uber de remplir d'autres fonctions, telles que l'approvisionnement. À ses débuts en 2009, l'entreprise fonctionnait comme la plupart des startups : les employés achetaient ce dont ils avaient besoin via des canaux d'achats non-standards.
« C'était un grand défi pour l'équipe des comptes fournisseurs », se souvient Mark Arrigotti, directeur de Global Procure2Pay chez Uber. « En ce qui concerne l'approvisionnement, nous fonctionnions à l'instinct et ce n'est pas ce que nous voulions. Nous souhaitions développer un processus mature qui pourrait évoluer avec Uber tout en fournissant les contrôles et la supervision nécessaire. Il nous fallait un processus d'achat formel. ». Arrigotti et ses collègues voulaient un programme d'achat qui permettrait à l'entreprise de se développer, qui aiderait à faire respecter les politiques d'achat et qui leur donnerait une meilleure visibilité sur les dépenses en forte croissance .
« Avec Amazon Business, nous pouvons nous concentrer sur la signification des données plutôt que sur leur exactitude. Nous avions l'habitude de vérifier les données relatives aux achats tous les deux ou trois mois. Nous pouvons désormais les examiner en temps réel, ce qui nous rend beaucoup plus efficaces dans nos prises de décision ».
— Mark Arrigott, Responsable de Global Procure2Pay, Uber
Pourquoi s'embêter ?
C'est en 2015 qu'ils ont obtenu ce qu'ils voulaient. C'est à ce moment-là qu'Uber s'est engagé avec Amazon Business, qui fournit des centaines de millions de produits à des millions de clients professionnels de toutes tailles. Amazon Business offre des remises aux entreprises, une expédition rapide, des outils de gestion de compte, y compris des rapports et des analyses, ainsi qu'une gamme d'options de paiement.
« Nous avons examiné les fournisseurs des grandes entreprises », déclare Blaine Milner, analyste des achats sénior chez Uber. « Nous avons choisi Amazon Business comme fournisseur privilégié parce que nous savions qu'il pourrait suivre la croissance rapide d'Uber. Amazon Business dispose d'un large éventail de catégories, d'un excellente capacité d'expédition et d'une interface simple qui est déjà familière à presque tout le monde. Nous avons pu remplacer plusieurs fournisseurs et nous délester du travail fastidieux lié à leur gestion. Aussi, nous avons enfin pu comprendre nos dépenses et les contrôler. »
Arrigotti et Milner utilisent la nouvelle fonctionnalité Spend Visibility d'Amazon Business (qui exploite la technologie Amazon QuickSight d'AWS) pour générer automatiquement des rapports d'analyse commerciale très clairs qu'ils comparent à ce qu'ils obtiennent depuis l'outil Tableau. Les rapports sont à la fois complets et détaillés. « Avec Amazon Business Spend Visibility, nous pouvons voir les dépenses totales des différents groupes commerciaux, la taille moyenne des commandes, le nombre d'articles, le montant dépensé pour chaque article, et plus encore» déclare M. Milner. « Et nous n'avons rien besoin de créer nous-mêmes. Tous les calculs sont effectués par Amazon et reposent sur les données brutes extraites de notre système d'achat.»
L'équipe d'Uber profite également de l'intégration poussée du processus entre Amazon Business et sa plateforme de gestion des dépenses professionnelles Coupa, qui coordonne le flux des bons de commande et autres documents entre les deux systèmes.
Rendre Uber plus agile
Amazon Business Analytics est en train de changer chez Uber la nature du reporting et son utilisation. « Nous n'avons plus à demander si nous faisons confiance aux données que nous examinons », déclare Arrigotti. « Avec Amazon Business, nous pouvons nous concentrer sur la signification des données plutôt que sur leur exactitude. Nous avions l'habitude de vérifier les données relatives aux achats tous les deux ou trois mois. Nous pouvons désormais les examiner en temps réel, ce qui nous rend beaucoup plus efficaces dans nos prises de décision. De quelles politiques d'achat avons-nous besoin et quelles politiques ont besoin d'être améliorées ? Nous pouvons répondre aux questions comme celles-ci bien mieux qu'auparavant. »
En utilisant les données d'Amazon Business, Arrigotti et Milner peuvent identifier les articles que les employés achètent trop souvent et activer des politiques d'achats qui limitent la fréquence et le montant de ces dépenses. Lorsqu'un employé soumet une demande d'achat qui ne respectent pas ces politiques d'achats, il ou elle reçoit un avis de non-conformité et une option pour modifier la demande.
Limiter les dépenses non-conformes
« Dès le départ, nous pouvons utiliser Amazon Business pour empêcher les acheteurs de faire des achats non-conformes », déclare Arrigotti. « Avec Amazon Business, nous pouvons détecter les achats qui ne respectent pas nos règles avant qu'ils ne soient effectués. C'est principalement grâce aux analyses que nous recevons que nous pouvons faire cela. C'est un élément clé de la transformation de notre approvisionnement en un système de gestion des achats mature. »
Une autre étape dans la création d'un système d'achat mature est de faire en sorte que les employés l'utilisent. Si un système n'est pas simple et pratique, les gens trouveront un moyen de le contourner. C'est un des points fort d'Amazon Business car le pourcentage d'employés d'Uber basés en Amérique du Nord qui l'utilisent ne cesse d'augmenter.
« Avec Amazon Business, l'expérience client est superbe, » explique Milner. « Toute personne qui a acheté quelque chose sur Amazon saura comment utiliser Amazon Business. Il n'y a pas ou peu de courbe d'apprentissage. »
Uber prévoit d'étendre son utilisation d'Amazon Business au fil de sa croissance. « Nous voulions un programme d'achat facile et quelque chose que les utilisateurs finaux adopteraient », déclare Arrigotti. « Amazon Business ne fait pas seulement cela ; il contribue à alimenter la croissance de l'entreprise. »
Remarque : Cette étude a été menée aux États-Unis et, à ce titre, des références spécifiques aux économies, caractéristiques ou avantages ne peuvent s'appliquer qu'à ce pays. Pour plus d'informations sur les avantages d'Amazon Business en France, En savoir plus.
